Dokumen, selama kita menggunakan komputer, mungkin akan kita buat setiap hari. Memo, surat, laporan, proposal, dan lain sebagainya. Tapi, kadang, saat membuat dokumen, kita cenderung mengabaikan konvensi yang harus dibuat, dan cenderung menggunakan apa yang kita kehendaki, dan akhirnya membuat tampilan dokumennya jadi kurang begitu baik. Font yang digunakan terlalu banyak, pemformatan paragraf yang tidak konsisten, dan lain sebagainya. Seharusnya, konvensi dan prinsip-prinsip desain sebuah dokumen tidaklah diubah dengan kehendak kita, tapi justru kitalah yang harus menyesuaikan diri dengan konvensi yang sudah ada.

Terlalu banyak font yang digunakan bisa membuat dokumen jadi kurang bagus

Hanya karena kita memiliki banyak font terinstalasi di dalam sistem operasi kita, tidak harus kita gunakan semuanya dalam sebuah dokumen. Karena itulah, pilih jenis font yang bersifat atraktif, mudah dibaca, dan tentu saja didukung oleh semua sistem operasi, dan teruslah gunakan font tersebut. Sebagian font hanya bagus digunakan untuk beberapa tujuan tertentu. Penggunaan "Comic Sans MS" dalam dokumen yang sekedar iseng, mungkin pas, tapi untuk sebuah dokumen tugas atau dokumen bisnis atau laporan/proposal, font tersebut sebaiknya dihindari. Mungkin, Times New Roman, Arial, atau Sans Serif sangat cocok untuk digunakan dalam dokumen resmi.

Nah, bila kita hendak mengatur beberapa elemen teks agar memiliki jenis font berbeda dari tubuh teks (body text), maka sebaiknya gunakan font tambahan, maksimal 2 saja. Sebagai contoh, template dasar yang ditawarkan oleh Microsoft Word 2010 adalah font berkategori sans serif sebagai font yang digunakan dalam tubuh teks, yakni Calibri, sementara sebagai title/heading/outline, font Cambria, yang berkategori serif digunakan.

Mungkin beberapa teman menyarankan agar menggunakan banyak font dalam sebuah dokumen, agar kelihatan bagus. Tapi, bagi saya, hal itu justru membuat dokumen kita tidak terbaca dengan baik. Kalau begitu, kenapa menggunakan sesuatu yang rumit? Lain halnya saat kita bertujuan untuk membuat sebuah brosur, lalu menggunakan variasi, typeface dan ligatur saat desain dokumen, barulah oke.

Terlalu banyak teks

Memang, banyak teks berarti banyak ide. Tapi, alangkah lebih baik bila beberapa ide yang kita miliki diubah ke dalam bentuk gambar, ilustrasi, tabel, atau dipecah ke dalam beberapa poin agar bisa dipahami dan juga membuat dokumen lebih tertata. Nah, Bullets and Numbering, tabel dalam Microsoft Word adalah salah satu caranya.

Hindari menulis dengan huruf kapital, simbol atau menggunakan pemformatan Bold, Italic dan Underline secara berlebihan

Dalam menulis tulisan yang resmi, huruf kapital hanya digunakan dalam merepresentasikan judul saja. Saat menulis tubuh teks dengan menggunakan huruf kapital semua, maka hal itu berarti kita sedang memaksakan kehendak kepada pembaca, atau dengan kata lain kita sedang berteriak-teriak dalam tulisan. Lebih jauh lagi, penggunaan format bold, italic, dan underline secara berlebihan juga membuat dokumen susah untuk dibaca. Ingat, format-format itu sebaiknya digunakan untuk membuat dokumen kita lebih mudah untuk dibaca dengan memberika penekanan tertentu pada beberapa poin (emphasis), bukan justru membuatnya sulit untuk dibaca. Beberapa simbol juga sebaiknya kita hindari bila tidak kita gunakan dalam saatnya yang tepat (contohnya adalah tanda kutip sebaiknya digunakan untuk menyatakan kalimat langsung/direct speech), karena memang hal itu bisa membuat dokumen kita lebih acak-acakan.